Les assemblées générales annuelles (AGA) sont souvent perçues comme des événements ennuyants, parfois même comme étant compliqués ou encombrants. Certaines personnes voudraient pouvoir y échapper... Cette réputation n'a pourtant plus de raison d'être de nos jours. Loin de là! Pour votre paix d'esprit, la satisfaction des participants et le rayonnement de votre entreprise ou votre organisme, faites de votre AGA un rassemblement simple, efficace et engageant. Voici quelques conseils pour faciliter l'organisation de votre assemblée générale et la rendre plus agréable pour tous les partis.
Pensez expérience participant
Plus votre assemblée générale annuelle sera simple pour les participants, plus elle sera simple pour vous aussi. En événementiel, les problèmes de l'auditoire, les difficultés et les plaintes sont une grande source de distractions et de complications pour l'organisateur et son équipe. Une expérience participant de qualité et bien pensée vous fera économiser temps et ressources.
Cela sera également encourageant pour les prochaines éditions de votre assemblée générale annuelle. Les participants se souviendront de leur expérience positive et seront prêts à renouveler l'expérience l'année suivante. C'est l'occasion d'améliorer vos indicateurs de performances et d'augmenter le taux de participation des prochaines éditions. Bref, expérience participant améliorée égale expérience organisateur optimisée!
Allez droit au but
Une AGA est d'ordinaire un événement obligatoire pour l'entreprise ou l'organisme. Sa valeur réside en grande partie dans l'échange d'informations importantes entre les participants et les organisateurs. Il est donc indispensable de bien choisir ce que vous partagerez et comment vous le présenterez. Certaines nouvelles passeront mieux si elle sont annoncés par une personne bien connue et appréciée de l'auditoire.
Pour éviter les détours et les ajouts inutiles, définissez vos objectifs pour l'AGA. Que souhaitez-vous accomplir lors de l'assemblée générale annuelle? Désirez-vous élire un nouveau membre au conseil d'administration? Faut-il voter sur certains enjeux? Comptez-vous présenter les nouveaux membres de votre organisation? Voulez-vous améliorer votre relation avec les participants ou fidéliser des membres?
Lorsque vos objectifs sont déterminés, gardez-les en tête et utilisez-les comme repère pendant la planification et l'organisation.
Avez-vous songé au virtuel?
Pour une assemblée générale annuelle plus simple, le virtuel peut être une option intéressante, surtout pour les AGA qui rassemblent un très grand nombre de participants ou des participants provenant de régions éloignées. Grâce à des fonctionnalités bien pensées, le virtuel vous permet de réduire le niveau de logistique nécessaire ainsi que le nombre de fournisseurs et de partenaires à coordonner.
De plus, vous pourrez facilement rendre votre AGA virtuelle disponible en réécoute et sur demande. C'est l'opportunité d'allonger la durée de vie de votre événement et de rejoindre des personnes qui ne pouvaient pas être présente en direct. (Ce sont des points bonus pour l'expérience participant post-événement!)
Évidemment, ce n'est pas pour tout le monde non plus. Cela dépend de votre entreprise et de vos membres. Les plus petites organisations et celles ayant une portée très locale ne verront peut-être pas d'avantages au virtuel.
Pour prendre une décision éclairée en adéquation avec votre organisation, comparez le pour et le contre d'une assemblée générale annuelle virtuelle. C'est un exercice tout simple à faire en début de projet, mais qui pourrait vous faire voir les choses sous un nouvel angle.
Suivez vos KPI
Comme pour tout bon événement, vous devez définir des indicateurs clés de performances (KPI) à suivre afin d'évaluer votre AGA en ligne. Cette analyse est essentielle en événementiel. Elle permet d'évaluer de façon objective la réussite (ou l'échec...) de votre événement.
Le secret d’un événement réussi se trouve en grande partie dans la capacité à trouver et analyser les erreurs et les bons coups des expériences précédentes. Les données amassées vous permettront d'améliorer votre assemblée annuelle d'une édition à l'autre.
En début de projet, déterminez donc les indicateurs de performances pertinents pour vous et comment vous les suivrez. Ce choix dépend de vos objectifs d'affaires, vos objectifs pour l'assemblée générale annuelle, votre type d'organisation, etc. En voici quelques exemples :
- Participation à l'événement
- Participation aux votes
- Temps de visionnement moyen
- Langue d’écoute
- Géolocalisation des participants
- Enquête NPS post-événement
- et plus.
Entourez-vous d'une équipe de confiance
Si vous ne savez pas par où commencer ou que vous vous sentez dépassé, pourquoi ne pas faire affaire avec des professionnels? Que ce soit pour une AGA en virtuel, hybride ou en présentiel, un partenaire d'expérience vous facilitera la tâche et vous offrira tout le soutien et l'expertise dont vous avez besoin. Son expertise vous permettra d'éviter bien des problèmes.
Dans le cadre d'un projet aussi important, la confiance est évidemment primordiale. Il ne faut donc pas hésiter à rencontrer plusieurs partenaires et fournisseurs potentiels afin de trouver le meilleur.
Résultat : une assemblée générale annuelle simplifiée!
Nous sommes convaincus que ces quelques conseils et pistes de réflexion vous aideront dans vos démarches et dans la planification de votre prochaine AGA. Gardez en tête vos objectifs, pensez aux participants et trouvez des partenaires de confiance; tout ira bien. Votre assemblée sera simple et agréable pour tous les partis.
Si vous souhaitez explorer plus en détails l'option d'une assemblée générale annuelle, n'hésitez pas à nous contacter. Au cours des dernières années, Digicast a développé une expertise sans pareille en matière d'AGA et d'événements virtuels. C'est avec plaisir que nous répondrons à vos questions.