Passer du présentiel au virtuel peut être intimidant. Sortir de sa zone de confort est difficile, mais ça en vaut souvent la peine. Selon vos besoins, vos limites et les particularités de votre entreprise, une assemblée générale annuelle virtuelle est peut-être la solution idéale. Réfléchissez-y bien. Avant d'organiser une AGA virtuelle, déterminez si c'est une bonne option pour votre organisation. Découvrez le pour et le contre d'une telle assemblée.
Pour : Adieu contraintes physiques
Le virtuel est l'opportunité de dépasser de nombreuses limites et de faire tomber certaines barrières. La distance ou le nombre de participants n'étant plus une contrainte, plus de personnes pourront prendre part à votre AGA. Les participants ne seront pas limités à un seul lieu de rencontre. De Montréal à Vancouver et plus loin encore, tous vos membres pourront participer à votre assemblée générale annuelle virtuelle dans le confort de leur foyer.
Cela change la donne pour tous. C'est synonyme de flexibilité et d'économies. Pas besoin de prévoir des dispositions pour respecter les mesures de contrôle et de distanciation sociale imposées par la santé publique en lien avec la distanciation sociale.
Avec une assemblée générale annuelle virtuelle, vous pouvez rassembler 100 000 personnes sans le moindre problème si vous le souhaitez peu importe où vos intervenants et vos participants se trouvent sur la planète!
Contre : Effet wow plus difficile
Lors d'un événement en ligne, il peut être difficile de créer un sentiment de proximité et une relation avec votre public. Nous avons tous, à un moment ou un autre, assisté à un événement virtuel qui n'arrivait pas à capter et garder notre attention. C'est bien connu, notre capacité d'attention est volatile... Il est bien sûr possible de rendre les événements webdiffusés interessants (et même mémorables!), mais cela demande réflexion et implication.
Pour les assemblées générales annuelles virtuelles, c'est toutefois un peu différent. En règle générale, c’est le seul moment où tous vos membres seront appelés à se réunir et l'objectif de ce rassemblement est clair. Vous chercherez évidemment à retenir l'attention des participants, mais pas nécessairement à sortir de l'ordinaire.
L'important sera de contrôler vos communications, transmettre vos messages de façon claire et bénéficier d'une diffusion professionnelle respectant votre image de marque et vos valeurs.
Pour : Accessibilité
Qu'il soit physique, hybride ou virtuel, plusieurs facteurs vont jouer sur l'accessibilité d'un événement. Par souci d'inclusion et d'équité, il est important de prendre ces éléments en considération. Dans le cadre d'une AGA virtuelle, plusieurs outils vous aideront à rendre votre diffusion plus accessible.
Des fonctionnalités comme le sous-titrage automatisé et la traduction en simultané permettent de rejoindre un public multilingue ou malentendant. Cela facilite la diffusion de vos contenus auprès d’un vaste auditoire qui en aurait été privé autrement.
Certaines plateformes de webdiffusion offrent également des procédures de connexion hyper simple. Les participants n'ont rien à télécharger, peu importe l’appareil utilisé pour le visionnement. Cela réduit au minimum les sources de problèmes et les irritants lors de la connexion. C'est synonyme de rapidité et de simplicité.
Contre : Niveau de difficulté technique et technologique
Votre assemblée est un événement important. Pour qu'elle soit réussie, il vaut mieux opter pour un outil spécialisé. Ces outils offrent des fonctionnalités avancées qu'il vous faudra connaître.
Il faut donc prévoir une période d'adaptation, mais, au final, le bon outil vous rendra la vie facile. Certaines plateformes offriront des fonctionnalités améliorant l'expérience des participants et permettant aux organisateurs d'être autonomes. Il est recommandé de magasiner son outil de webdiffusion avant de faire un choix.
Il existe des entreprises spécialisées dans la webdiffusion des communications d’entreprise qui sont bien plus que de simples gestionnaires de plateforme. Elles peuvent vous aider à toutes les étapes de votre assemblée générale annuelle virtuelle.
Pour : KPI et pérennité
Les indicateurs clés de performance (KPI) sont un moyen précis et quantifiable de mesurer les performances d'une activité. En événementiel, il est important de suivre des KPI pour savoir ce qui a fonctionné ou pas, en apprendre davantage sur vos participants et optimiser vos prochains événements. Les assemblées générales annuelles n'y échappent pas.
Le virtuel permet de collecter une panoplie de données analytiques et de statistiques détaillées accessibles en direct et en différé. Ces données vous permettront de suivre les KPI de votre choix et pourront vous guider pendant la webdiffusion ainsi que dans la planification et l’organisation de futurs AGA.
- Nombre de participants connectés ;
- Nombre de participants connectés à un moment précis de la webdiffusion ;
- Temps de connexion ;
- Type d'appareils utilisés pour assister à la webdiffusion ;
- Durée de la participation par participant ;
- Nombre de questions posées pendant l'AGA ;
- Nombre de messages échangés pendant l'AGA ;
- Contenu exact des questions et des commentaires reçus pendant l'AGA ;
- Participations aux interactivités proposées (ex. sondages, votes...) ;
- et beaucoup plus.
La décision dépend ultimement de vos besoins spécifiques, mais, dans tous les cas, une assemblée générale annuelle virtuelle reste une option réalisable et personnalisable. Les AGA peuvent s'avérer simples et engageante! Ce peut être l'occasion de simplifier vos processus, de faire des économies ou de joindre plus de participants. Si vous avez des questions, sachez que l'expertise Digicast en AGA webdiffusées va de la planification à l’exécution!