Certains croient que les gens en ont assez des événements virtuels. Ils pensent que c'est une mode qui passera sous peu. Ils ont tort. Les gens écoutent toujours la télévision et utilisent des plateformes de streaming quotidiennement. Ils n'ont pas marre du virtuel, ils en ont assez des événements et des productions de piètre qualité!
La place du virtuel est plus importante que jamais. Au travail, à l'école, à la maison et dans nos divertissements, le numérique est présent. Le milieu événementiel ne peut pas prétendre être au-dessus de cette tendance; il doit y voir une opportunité d'innover et d'évoluer.
Continuez à lire ou passez directement aux sections qui vous concernent :
- Pourquoi opter pour un événement virtuel ou hybride
- Les événements virtuels, c'est pour qui
- Comment organiser un événement virtuel
- Principales préoccupations
- Avantages pour les organisateurs d'événements virtuels
- Se démarquer grâce aux événements virtuels
Pourquoi opter pour un événement virtuel ou hybride
1. Dépasser les limites de l'événementiel traditionnel
De nos jours, organiser un événement seulement en présentiel reste possible, mais sera limité et limitant. Ces limites sont, entre autres, physiques, sociales, temporelles, logistiques, sanitaires et humaines. Pour les dépasser et assurer la réussite d'un événement à l'air du numérique, il faut se tourner, au moins en partie, vers le virtuel.
2. Faire preuve de flexibilité
Offrir une option virtuelle ou hybride aux participants devient indispensable dans bien des cas. Que ce soit pour accommoder un parent devant rester à la maison avec un enfant malade; un conférencier ayant manqué son avion; ou un participant qui ne peut pas se déplacer, l'option de l'événement virtuel ou hybride permet souvent plus de latitude.
3. Offrir une expérience accessible à tous
Le numérique permet de s'adresser à des gens auxquels on ne pourrait pas parler autrement. Grâce au virtuel, vous pouvez communiquer vos messages à des personnes handicapées, malentendantes, malades, plus à risques, etc. Puisque le virtuel rend votre contenu accessible de plusieurs façons, vous simplifiez par le fait même l'expérience de bien des gens trop souvent négligés.
4. Respecter tous les participants
La pandémie des dernières années marque déjà les mémoires et change les habitudes de nombreuses personnes. L'événementiel se doit aujourd'hui de respecter les choix et les préférences de chacun. Certains participants plus vulnérables ou craintifs face à la COVID-19 et à la propagation d'autres virus souhaitent donc conserver les habitudes de distanciation sociale et éviter les rassemblements. Les événements hybrides ou virtuels sont donc une solution idéale pour rejoindre ces personnes tout en offrant une expérience intéressante à tous les participants.
5. S'adapter à une nouvelle réalité
Le numérique fait maintenant partie intégrante de nos activités et de notre quotidien. Le travail en mode hybride ou à distance est devenu la norme. L'événementiel n'y échappe pas! Ne tombez pas en queue de peloton en restant accroché aux vieilles manières de faire. Mieux vaut se tourner vers le futur.
Les événements virtuels, c'est pour qui?
Toutes les entreprises et les organisations peuvent bénéficier de l'événementiel en mode virtuel et hybride. En plus d'être une solution souvent plus écologique, les événements virtuels offrent de nombreux avantages pour toutes les industries et tous les types d'organisations. La première chose à faire est de déterminer vos besoins et vos objectifs pour l'événement à organiser. Une compréhension poussée de vos besoins est la première étape d'un événement réussi.
Si le contenu est à l’honneur dans votre évènement, vous aurez avantage à prioriser le virtuel ou l'hybride. C'est par exemple le cas pour une conférence interne, une journée investisseurs ou une assemblée générale annuelle (AGA). Si c’est plutôt le réseautage qui est au coeur de votre évènement, le présentiel sera plus approprié. Cependant, les plateformes virtuelles se développent très rapidement et nous voyons de plus en plus de solutions de réseautage virtuelles disponibles. Pensez entre autres à une activité de team building ou un party de Noël.
Différencier réunion virtuelle et événement virtuel
Il est important de faire la distinction entre un événement et une réunion. Ces deux styles de rassemblements peuvent être virtuels, mais leurs besoins et leurs niveaux de complexité varient grandement. Même s'ils peuvent se ressembler à première vue, ils sont en réalité très différents.
Planifier une réunion comme si c'était un événement vous fera perdre beaucoup de temps et de ressources. De l'autre côté, organiser un événement comme vous organisez une réunion sera malheureusement un échec. Les participants seront insatisfaits, les organisateurs seront dépassés et votre message sera perdu parmi les problèmes logistiques et techniques.
Types d'événements qui se prêtent bien au mode virtuel ou hybride
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Comment organiser un événement virtuel
Comme pour bien des innovations et des avancés technologiques, les événements virtuels paraissent plus complexes qu'il ne le sont vraiment. Les événements virtuels comportent certes leur lot de défis et d’exigences, mais les problèmes les plus courants peuvent facilement être corrigés. C'est beaucoup plus simple qu'on ne le croit!
La première étape - et la plus importante - est de choisir la bonne solution de diffusion. Avec un outil efficace adapté aux besoins de votre événement, tout devient facile pour vous, votre équipe et vos orateurs. Pour faire un choix éclairé, plusieurs facteurs devraient être discutés avec les différents fournisseurs de service disponibles.
- Quel genre d'événement organisez-vous?
- Réunion virtuelle ou événement virtuel
- Qui est votre public?
- Où est votre public?
- Souhaitez-vous obtenir un service clé en main?
- Préférez-vous être autonome?
- De quel niveau de sécurité avez-vous besoin?
- De quelles fonctionnalités avez-vous besoin?
- etc.
Des fonctionnalités pour tout
Il existe aujourd'hui plusieurs outils pour les diffusions web professionnelles et les événements virtuels. Chacune offre son lot de fonctionnalités. Toutes les facettes des événements virtuels sont couvertes, de la cybersécurité à l'expérience utilisateur en passant par des fonctionnalités avancées pour les interactions avec votre audience.
Exemples de fonctionnalités utiles aux événements virtuels
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Interactivité |
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Expérience participant |
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Expérience organisateur |
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Principales préoccupations
La sécurité des données
Comme dans tout ce qui touche les technologies de l'information, la sécurité des données doit être une priorité absolue. Les événements virtuels nécessitent souvent la collecte de données sensibles, telles que des noms, des adresses courriels, des votes, etc. Il est donc crucial de mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour garantir la confidentialité et l'intégrité de ces données. Les organisateurs doivent choisir des plateformes et des outils sécurisés. Pour être assuré que l'outil choisi gère et utilise les données de façon saine et sécuritaire, optez pour une entreprise avec une certification ISO 27001.
ISO/IEC 27001:2022 est la norme internationale décrivant les meilleures pratiques à suivre dans la création d'un système de gestion de la sécurité de l'information. Elle touche quatre sphères d'intervention dans la gestion des données : la disponibilité des informations et des services; l'intégrité des données critiques; la confidentialité des données sensibles et des données clients; et la disponibilité et la conformité des preuves légales. N'hésitez donc pas à demander à votre fournisseur quelle(s) certification(s) il possède.
Capter l'attention des participants
Capter l'attention de son public est essentiel pour le succès d'un événement, qu'il soit virtuel, hybride ou en personne. Sans cela, vos messages clés risquent d'être perdus ou mal compris. Lorsqu'on capte l'attention de son public, on crée un environnement favorable à la réception du message, à l'apprentissage, à la participation active et à l'interaction.
Contrairement aux croyances populaires, ce n'est pas un véritable enjeu des événements virtuels. Les animateurs peuvent utiliser diverses stratégies telles que des vidéos d'ouverture, des quiz interactifs, des sondages en direct et des discussions en petits groupes, pour capter l'attention du public et maintenir leur engagement tout au long de l'événement. Inspirez-vous des tendances de l'industrie et n'hésitez pas à faire preuve de créativité!
Avantages pour les organisateurs d'événements virtuels
Aucune contrainte physique
La distance et la taille de l'audience n'ont plus d'importance avec les événements virtuels. Vous n'avez pas à vous limiter à un nombre de sièges ou à la grandeur d'une salle.
Expérience participant et expérience organisateur
Les événements en ligne et hybrides sont moins contraignants pour l’auditoire, pour les conférenciers et pour les organisateurs. Vous évitez les déplacements et les pertes de temps. Dans bien des cas, le nombre de fournisseurs et de partenaires nécessaires est grandement réduit. C'est souvent synonyme de simplicité et même d'économie.
Rapidité et flexibilité
Les événements virtuels peuvent être organisés en moins de temps que leurs contreparties en présentiel. Le plus court délai s'explique par le petit nombre de fournisseurs et de partenaires impliqués et le fait qu'aucun déplacement ne sera obligatoire pour les participants et les intervenants. Ce genre d'événements permet également plus de flexibilité en cas de pépin. Il sera facile de modifier le déroulement si une personne est malade ou doit finalement être à distance.
Contrôle du message
Étant donné l'importance de l'image de marque et de la réputation, toute entreprise veut offrir une image crédible, positive et en adéquation avec ses valeurs et sa mission. Un événement virtuel permet de véhiculer vos messages de façon efficace et contrôlée afin d'atteindre vos objectifs et de démontrer votre professionnalisme.
Suivi des KPI
Les indicateurs clés de performance (KPI) sont primordiaux en événementiel autant pour l'événement en cours que pour vos futurs rassemblements. Ils vous permettent de mesurer votre réussite, d'évaluer des pistes d'amélioration et vous aideront à vous améliorer d'un événement à l'autre. Afin de répondre à toutes les questions que vous pourriez vous poser, les outils de webdiffusion permettent de suivre un large éventail de données :
- Nombre de participants connectés
- Nombre de participants connectés à un moment précis de la webdiffusion
- Temps de connexion
- Type d'appareils utilisés pour assister à la webdiffusion
- Durée de la participation par participant
- Géolocalisation des participants
- Langues choisies par les participants
- Nombre de questions posées
- Nombre de messages échangés
- Contenu exact des questions et des commentaires reçus;
- Participations aux interactivités proposées (ex. sondages, votes, ...)
- et beaucoup plus.
Pérennité
Vos communications d'affaires ont une grande valeur. En optant pour des événements en mode hybride ou virtuel, il est facile d'archiver ce contenu et de le rendre accessible « on demand ». Vous optimisez ainsi votre investissement.
Économies possibles
Tel que mentionné précédemment, en événementiel virtuel, le nombre de fournisseurs et de partenaires nécessaires à la tenue d'un événement est réduit. Cela diminue par le fait même la quantité requise de ressources et d'efforts pour tout ce qui touche l'organisation et la logistique, et ça peut réduire votre empreinte écologique. C'est l'occasion d'économiser temps et argent sans compromettre la qualité de l'événement ou la satisfaction des participants.
Se démarquer grâce aux événements virtuels
De nos jours, avec le numérique, tout est possible! La variété impressionnante de fonctionnalités offertes, des logiciels et des applications qui existent en est la preuve.
Au cours des dernières années, de nombreuses tendances ont émergé en événementiel. Des entreprises font aujourd'hui vivre de véritables expériences grâce aux événements virtuels; ça va bien au-delà de la simple présentation PowerPoint et du partage d'écran. Musique, vidéos, animation, activités, interactions... Plusieurs plateformes (comme icastEvent) sont à votre disposition afin de rendre vos événements virtuels (ou hybrides) attractifs et mémorables.
L'avenir des événements virtuels et hybrides est assuré! Les avantages pour les participants et les organisateurs sont si nombreux qu'il serait insensé de ne pas en profiter. Contrairement à la croyance de certains, les gens n'ont pas marre du virtuel; ils en ont assez de la mauvaise qualité de plusieurs événements et productions. C'est pourquoi de plus en plus d'entreprises et d'organisations se tournent vers les webdiffusions de qualité télévisuelle et les événements virtuels professionnels. Le passage peut faire peur, mais le jeu en vaut la chandelle. En travaillant avec le bon partenaire, vos craintes seront rapidement apaisées.