Plusieurs types de rassemblements peuvent être virtuels, mais tous les types n'ont pas les mêmes besoins. Pour faire le bon choix d'outil de webdiffusion, il vous faudra connaître les différences. Organisez-vous une réunion virtuelle ou un événement virtuel? Découvrez ce qui les distinguent dans cet article.
Nombre de participants
Le nombre de participants est le principal facteur différenciateur entre une réunion et un événement. C'est aussi l'un des plus faciles à préciser.
À partir de 50 participants, presque tout change. Lorsque ce nombre est dépassé, l'organisateur n'a plus la même relation avec les participants; il n'a plus le même contrôle sur son public. Il n'est pas rare que tous les participants d'une réunion prennent la parole à un moment ou un autre. Ce ne sera toutefois pas le cas dans un événement.
Cela s'explique en partie par le fait que la présence à une réunion est souvent obligatoire, tandis que la présence à un événement est d'ordinaire facultative. Selon le type de rassemblement, les participants n'ont pas à s'impliquer de la même manière et ne font pas preuve du même niveau d'attention tout au long de la rencontre.
En résumé
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Réunion virtuelle |
Événement virtuel |
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De 2 à 50 personnes |
Plus de 50 personnes |
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Souvent, présence obligatoire |
Présence facultative |
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Membres de votre équipe ou partenaires d'affaires |
Employés, actionnaires, clients actuels ou potentiels, membres, étudiants, citoyens... |
Objectif de votre rassemblement
Que voulez-vous accomplir avec cette rencontre? Souhaitez-vous obtenir l'opinion des participants ou donner une conférence? Voulez-vous présenter un nouveau produit ou apprendre à connaître un nouvel employé? En spécifiant le ou les buts de la rencontre, vous pourrez évaluer vos besoins en matière d'organisation événementielle et de fonctionnalités pour votre outil de webdiffusion (ex. votation, tables virtuelles, boîte de questions, et plus).
Pour faire court, une réunion virtuelle est une communication multidirectionnelle; l'organisateur ainsi que tous les participants peuvent prendre la parole. Un événement virtuel est une communication plus unidirectionnelle; la parole n'est donnée qu'à un nombre limité de personnes spécialement choisies par l'organisateur.
En résumé
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Réunion virtuelle |
Événement virtuel |
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Interactions directes (ex. prise de parole autonome) |
Interaction contrôlées (ex. questions modérées, sondages, prise de parole contrôlée) |
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ex. rencontre d'équipe, entrevue de groupe |
ex. AGA, conférence, congrès |
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Échanges multidirectionnels |
Présentation d’un contenu |
Niveau d'organisation nécessaire
Contrairement à une réunion virtuelle qui peut être organisée à la dernière minute, un événement virtuel implique un plus grand niveau d'organisation. Discours, vidéo, PowerPoint, Keynote, musique, éclairage, décor... Plusieurs choses doivent être préparées dans le cadre d'un événement.
Beaucoup d'organisateurs veulent également enregistrer et archiver la webdiffusion de leur événement virtuel. Ce contenu ayant une grande valeur pourra être consulté et partagé ultérieurement.
Bref, les événements sont beaucoup plus complexes que les réunions. Le fait est que l’organisation d’événements virtuels à grand déploiement nécessite une expertise peu commune alliant logistique événementielle et technologie de webdiffusion.
En résumé
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Réunion virtuelle |
Événement virtuel |
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Peut être organisée au dernier moment |
Prévu à l’avance |
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Non archivée |
Archive massivement consultée |
Niveau de sécurité nécessaire
Le niveau de sécurité nécessaire pour une webdiffusion peut grandement varier d'une industrie à l'autre et d'une entreprise à l'autre, parfois même d'un rassemblement à l'autre. Deux principaux éléments doivent être considérés : la provenance des participants et la nature des informations partagées.
Dans le cas d'une réunion, toutes les personnes invitées peuvent appartenir au même réseau informatique et être de la même organisation. Vous inviterez parfois des personnes de l'extérieur, des partenaires d'affaires ou des clients, mais il s'agit presque toujours de personnes que vous connaissez.
Pour un événement, le public visé est souvent plus large. Pensez par exemple à la présentation d'un mot du président auquel tous les employés de l'entreprise doivent assister. Le public peut aussi être hétéroclite et provenir de plusieurs pays ou régions et parler différentes langues. Certains événements sont ouverts à tous. Ce serait notamment le cas d'un lancement de produit pouvant intéresser une vaste clientèle.
Autant pour une réunion que pour un événement, il est possible que vous présentiez des contenus délicats ou confidentiels. Ce sera entre autres le cas lors d'une AGA ou d'une rencontre de conseil d'administration. Dans une telle situation, il est important de valider les procédures de sécurité offertes par l'outil de webdiffusion choisi.
En résumé
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Réunion virtuelle |
Événement virtuel |
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Vous connaissez les participants |
Vous ne connaissez pas tous les participants |
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Participation sur invitation |
Participation sur invitation ou sans invitation |
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Petit nombre d'invitations |
Grand nombre d'invitations |
Alors, votre rassemblement : réunion virtuelle ou événement virtuel?
Préciser ces éléments vous aidera à choisir la meilleure solution de webdiffusion pour votre rassemblement. En cas de doute, n'hésitez pas à poser des questions à votre fournisseur de service de webdiffusion ou à faire appel à un expert.
Les réunions virtuelles et les événements virtuels peuvent se ressembler aux premiers abords, mais ils sont en réalité très différents. Assurez-vous de bien connaître la différence lorsque vous cherchez le meilleur outil de webdiffusion pour vous.